三拍子そろったfreeeの請求書作成

クラウド会計freeeの便利機能

事務所スタッフによるfreee請求書作成の体験談

「便利なクラウド会計ソフトには興味があるけど、どうも手が出ない」
「インストール型の会計ソフトから、クラウド型ソフトに乗り換えても、使いこなせずに出戻るくらいなら、今のインストール型のままでいい」

そんな理由から、クラウド会計ソフトを使うのを躊躇してしまう方も多いことでしょう。ならば、経理の入力はさておき、ひとまず「見積書や請求書をクラウド会計ソフトで作成」してみてはいかかでしょう？

今回は人気のクラウド会計ソフトの1つ「freee」で、見積書と請求書を作ってみました。

本当に無料なのか？

まずは「無料から使えるクラウド会計ソフト」が謳い文句の「freee」のサイト（https://www.freee.co.jp/accounting/small-business/features/invoice/）で、新規にアカウントを作成。
気になる利用料は、法人向けや個人事業主向けなど、さまざまなプランがありますが、いずれも月額料金が千円弱から四千円弱の価格帯となっています。（平成28年9月時点）

ただし、見積書や請求書の作成だけなら、無料プランでもできるため、早速トライしました。

初めてでも手順は簡単

アカウントにログインし、画面の左上の方にある「取引」のタブをクリックすると、「自動で経理」や「取引（収入・支出）」、「口座振替」といった機能一覧が出てきます。

スクロールして、「請求書、見積書、納品書」をクリックすると、「見積書」「納品書」「請求書」「発注書」などのタブがあるページに遷移するので、今回は「見積書」を選択。「取引先」や「金額」など所定の項目を入力したところ、いとも簡単に見積書を作成することができました。

デザインもシンプルでおしゃれなものが数種類用意されていて、好きなものを選ぶことができます。また、いわゆる「窓付きの封筒」にも使えるよう、左上に取引先の住所や事業所名が配置されたレイアウトもありました。

なんとスマートフォンでもできる！

簡単、便利、しかもタダ！と三拍子揃った「freee」の見積書作成機能。試しに、手持ちのスマートフォンでも、同じようにできるのかどうかやってみました。

結論から言うと、全く同じようにできました。

クラウド会計ソフトなので当然ではありますが、念のため、作成、保存済の見積書のデータを、後から、PCなど他の端末で確認したところ、きちんと保存されていました。

これなら、移動中など、すぐにパソコンを開けないような場合でも、スマホで必要な書面をすぐに作成し、取引先にメール送信もできそうです。

会社社印やロゴマークは入れられるのか？

ところで、この「freee」で作った見積書に、会社社印（角印）やオリジナルのロゴマークを入れたい場合は、使いたい会社社印やロゴマークの電子データさえあれば、すぐに設定することができます。
「編集」の画面を開くと、右隅に「社印・ロゴの設定」という青字が小さく表示されます。ここを開くと、「設定」の「請求書設定」のページにジャンプし、社印やロゴの画像データを取り込み、レイアウトすることができました。

このうち会社社印は、「社印の濃さ」を調節することで、印字の濃さまで設定できます。ビジネス書類では、社印は、見積書の送り主である自社の住所や会社名にやや重なるように印字されるため、確かに印字の濃さが、書類の見やすさに関わってきます。それにしても、きめ細やかな配慮ですね。

書類の「メール送信」や「PDFファイルへの変換」も簡単

見積書を作成し、仕上がりを画面上で確認、保存すると、「見積書」「請求書」など種類ごとに、一覧に整理されます。必要な書類をクリックすると、画面の上部に「PDF」「メール送信」「編集」「コピー」「削除」などの表示が出てくるので、「PDFファイルへの変換」や「取引先へのメール送信」をしたい場合は、必要なところをクリックするだけです。

特にメール送信の場合は、別ウィンドウが開き、メールの本文も既に入力されているので、そのままの本文でよければ、相手のメールアドレスを入力し、送り主である自分の名前等を追記するだけで完了です。

「見積書」→「納品書」や「請求書」に変換できる！

さらにここからが真骨頂。この「freee」で見積書を作成すると、「同じ取引の内容を『納品書』や『請求書』に変換できる」のです。

やり方は至極簡単です。作成済の見積書などは、一覧となって整理されるため、そのうち必要なものをクリック。すると、その見積書の右上に「納品書／請求書に変換」のタブが表示されるので、例えば「作成済の見積書を、請求書に変換」するなら、内容に変更がなければ、2回ほどクリックするだけで、実に簡単に作ることができました。

1つの取引の中で「見積書→納品書→請求書」と順を追って作らなくてはならない場合、気をつけなければならないのは、「作成日を書き換え忘れ」や「取引先の社名の転記ミス」です。しかし、このfreeeの「見積書を納品書や請求書に変換する」という機能は、そうしたちょっとしたミスの防止にも、一役買ってくれそうです。