「MFクラウド」での見積書と請求書作成

MFクラウドの便利機能

「無料で見積書や請求書を作る」をタスクとして、前回の記事でご紹介したクラウド会計ソフトの「freee」で無事作成できたので、今回は、同じく人気のクラウド会計ソフト「MFクラウド」で試してみることにしました。

 

「MFクラウド」での請求書作成は「MFクラウド請求書」

巷で流行っているクラウド会計サービスの中で、知名度が高いものといえば、「freee」や「MFクラウド会計」。中でも「MFクラウド会計」は、モデルのローラさんを起用したテレビCMで、認知度がさらに上がっているところです。

このMFクラウドを使って見積書や請求書を作るには、専用ソフトの「MFクラウド請求書」を使います。「freee」では、特段別の専用ソフトを使う訳ではなく、そのまま「freee」を使ったので、その点がまず違います。

mfcloud

 

【結論から言うと…「freee」との主な違いは「請求書の英文テンプレート」と「メール送信時の本文のカスタマイズ」】

以下で説明しますが、「MFクラウド請求書」を使ってみて筆者が気付いた「freee」との主な違いは、「請求書に英文テンプレートがあること」と「メール送信時の本文のカスタマイズできること」でした。

では実際にどのような手順で、見積書や請求書を作ったのかを、以下で紹介します。

 

【サイトにアクセスし、「無料で試してみる」を選択】

まずは「MFクラウド請求書」(https://invoice.moneyforward.com/)で検索。

 

左下の「無料で登録する」のバナーから、アカウント作成ページへ飛び、メールアドレスや事業所名などを登録しました。「早速使ってみる」のタブを押すと、プランの選択画面へ。月額500~5980円の3つの有料プランが紹介されていますが、今回のテーマはあくまで「無料で見積書や請求書を作る」ですから、有料プランの紹介ページの右下に、小さく書かれている「無料で試してみる」をクリックしました。

MFクラウド 料金

 

書類作成方法は、「freee」同様、至って簡単!あっという間!

左隅に「作成(見積書・納品書・請求書など)」「受信」「毎月自動作成」などの機能一覧が表示されるページに飛んだら、早速、左上の「作成」の項目の中から「見積書」をクリック。

右上に「見積書を作成する」のタブが出ているので、「取引先」や「金額」などの空欄を埋めていくだけです。

源泉徴収税と消費税についても、入力項目の中の「明細」欄で、「金額」の右横の鉛筆マークが書かれた「詳細」という項目で設定可能です。

クラウド会計ソフト

freeeにはなかった、英文の請求書テンプレートが用意

各書類の雛形(テンプレート)は、見積書と納品書は5種、領収書は1種ですが、請求書は10種のデザインが用意されています。そしてその10種の中には、英文のテンプレートも含まれています。

「freee」には、英文の請求書テンプレートはなかったので、海外関係の方々との取引や英語でビジネスをしている人にとっては、「freee」より「MFクラウド請求書」の方がおすすめかもしれません。

 

「見積書を請求書に変換」も1クリック。変換後は「関連書類」に整理

また、「freee」同様、見積書さえ正確に作成しておけば、その見積書を「納品書」や「請求書」に簡単に変換することができるのは、本当に便利です。

まず作成済の見積書を開き、その上の方にある「編集」「複製/変換」「PDF」「印刷」「削除」のタブのうち、「複製/変換」の右にある矢印をクリック。すると「納品書を複製する」「請求書に変換する」といった項目が表示されるので、「請求書に変換する」を選択します。まさに1クリック、あっという間に、請求書に変換できました。ちなみに「領収書」も1クリックで変換可能です。

なお、作成済の各書類は、書類の上の方に表示される「プレビュー」「履歴」「関連書類」のうち、「関連書類」に分類されます。これなら、同じ取引の納品書や請求書、領収書などの確認も容易です。

クラウドの導入

 

 

「郵送」「メール送信」、メール本文は自分好みに書換え可能

これは「freee」でも同じですが、出来上がった書類の「郵送」や「メール送信」も、もちろん可能です。

このうち「郵送」のサービスは、スタータープラン(月額500円)以上の契約が必要なため、そうした有料プランに契約した上で、1通につき、170~190円がかかります。とは言え、請求書を郵送するために、書類を印刷したり、宛名を書いて封入したり、切手の代金を確認したり…という手間とコストを考えると、1通当たりのコストも高いとは言えないでしょう。

またメール送信はもちろん無料です。書類作成後に、「メール送信」のタブをクリックすると、別ウィンドウが立ち上がり、送信できます。なお、メールの本文は、ビジネスメールの定型文が既に入力された状態になっている為、手で入力するのは、「取引先のメールアドレス」と「本文の最後に自分の名前」ぐらい。本当に簡単、スピーディです。

また、このメール本文は、必要に応じてカスタマイズもできるので、取引先に失礼のないよう書き換えた上で、標準設定(デフォルト)にしておくといいでしょう。

MFクラウドと請求書

やり方は、

①「メール送信」をクリックすると出てくる送信フォームの「定型文 【?】」にカーソルを持っていき、青字の「右上の歯車 > 帳票設定」をクリック。

②下の方にスクロールすると、「メール定型文設定」という項目があるので、「編集」や「追加」をクリックし、本文を入力。

③同じページの「帳票」で「見積書用なのか、請求書用なのか」を選択

④さらに「デフォルト(標準設定)にする」にチェックを入れると、次に「メール送信」をする際は、そのカスタマイズ済の本文を使うことができます。

 

ちなみに「帳票設定」のページでは、「ロゴや印影(社印)を書類にレイアウトするかどうか」や「振込先の記載」なども設定できます。

 

税理士と会計

ビジネスメールの送信は、意外に時間のかかるもの…。そうしたちょっとした時間を節約して、本来業務に時間を割けたらいいですよね。

 

ネット環境さえあれば、移動中もスマホで書類作成

ちなみに、これも「freee」と同様ですが、この「MFクラウド請求書」も、PCだけでなくスマートフォンで作業できます。PCで作業するのと比較すると、いわゆる「サクサク」とはいきませんが、ソフト上などに既に取引先名が保存しておけば、後はリストからその取引先を選び、金額等を入力、確認するだけ。ネットにつながる環境であれば、電車での移動中でも、「請求書を作って、ぱぱっとメール送信可能です。